Organisation und Durchführung von Führungskonferenzen

Der folgende Artikel entstand ursprünglich als Belegarbeit für das Fach Basic Management Skills, ein AWE-Fach (Allgemeinwissenschaftliches Ergänzungsfach) aus meinem Studium.

Kurzfassung

Im Management gibt es verschiedene Konferenzen, die von Teilnehmern, Inhal­ten und Zielsetzung unterschiedliche Belange der internen und externen Kom­munikation bedienen.

Diese Belegarbeit beschäftigt sich mit Führungskonferenzen und geht neben den Definitionen und Deutungen des Begriffes und seiner Wortbestandteile Führung und Konferenz umfangreich auf zu beachtende Gesichtspunkte bei der Organisa­tion und Durchführung einer Führungskonferenz ein. Ziel ist es so, neben einem Überblick über die Thematik auch einen Leitfaden zur Herangehensweise für er­folgreiche Konferenzen zu bieten.

Der Autor ist als nebenberuflich selbständiger IT-Ingenieur gelegentlich selbst in der Situation, mit Führungskräften anderer Unternehmen gemeinsam Zielge­spräche zu führen, die eine Ähnlichkeit zu Führungskonferenzen aufweisen. Per­spektivisch besteht darüber hinaus Interesse an diesem Thema, da langfristig der Aufbau eines IT-Systemhauses mit einem der bestehenden Geschäftspart­ner angedacht ist.

1 Begriffsklärung

Das Wort Führungskonferenz besteht aus den beiden Bestandteilen Führung und Konferenz. Bei der Führung handelt es sich in diesem Zusammenhang um Per­sonen mit leitenden Funktionen. Die Konferenz wird bei Wikipedia [1] wie folgt definiert:
Das Wort Konferenz (von lat.: confero, d. h. zusammentragen, vergleichen) hat im Allgemeinen die Bedeutung, zusammengetragenes Material zu sichten und auszuwerten.
Synonyme Begriffe für die Konferenz sind Besprechung, Sitzung, Tagung, Kon­gress oder auch eher allgemein gehalten das Treffen.
Bei Tagungen und Kongressen handelt es sich in der Regel um mehrtägige Kon­ferenzen, während Sitzungen, Treffen und Besprechungen eher für kurze bis maximal eintägige Veranstaltungen genutzt werden.

Entsprechend finden sich im Alltag auch verschiedene Begriffe, die inhaltlich zu den Führungskonferenzen gezählt werden können: Führungskräftetagung, Füh­rungsbesprechung, Managementtreffen, Führungstreffen. Auch die Gesellschaf­terversammlung (GmbH), die Hauptversammlung (AG) sowie Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen gehören zu den Führungskonferenzen.

Grundsätzlich dienen Führungskonferenzen der Abstimmung von Zielen. Bei die­sen Zielen kann es sich um einfache Aufgaben, aber auch komplexe Projekte handeln. Auch Auswertungen zur Unternehmensentwicklung oder Beurteilung des Managements dienen als Anlass solcher Treffen. Viele Führungskonferenzen erfolgen intern, es gibt aber auch firmenübergreifende Besprechungen oder sol­che mit Beteiligung von externen Beratern (z.B. Spezialisten, Unternehmensbe­rater, Anwälte). Sind auf einer Führungskonferenz Vertreter unterschiedlicher Firmen oder auch Vereine geladen, so geht es dabei in der Regel um die Aus­wertung oder Planung gemeinsamer Strategien und Kooperationen.
Beim Abstimmen von Zielen werden neben den Zielen selbst auch die Durchfüh­rung, entsprechende Verantwortlichkeiten sowie die Koordination von Projekten zumindest grundlegend geklärt. Bei Kooperationen werden darüber hinaus auch die jeweiligen Beteiligungen unter Berücksichtigung von verschiedenen vorhan­denen Ressourcen besprochen.

Handelt es sich um strategische Führungskonferenzen, die zeitlich und inhaltlich relativ umfangreich sind, so wird in der Regel eine umfangreiche Nacharbeit er­forderlich, in welcher z.B. Ziele oder auch Verträge schriftlich ausformuliert wer­den. Eine solche Konferenz bildet daher nur die Grundlage für Veränderungen – Eigenläufer ohne Nacharbeit sind eher die nicht zu erwartende Ausnahme.

2 Vorbereitung

Die Vorbereitung einer Führungskonferenz erfolgt grundsätzlich sehr ähnlich zu anderen Konferenzen. Wer sich in der Vergangenheit bereits mit Pressekonfe­renzen, Krisenkonferenzen oder auch Firmenpräsentationen auseinandersetzen konnte, wird viele der dort gebotenen Rahmenbedingungen auch hier wiederfin­den.

2.1 Allgemeine Fragen zur Führungskonferenz

Bereits bei einer kurzen Überlegung zur Herangehensweise stellen sich folgende Fragen:

  • Was soll erreicht werden?
    Thema mit Zielsetzung und möglichst genau vorstrukturierten Inhalten; idealerweise Tagesordnung mit Zeitplanung
  • Wer ist anwesend und wie viele Personen sind insgesamt eingeplant?
    z.B.: unteres/mittleres/oberes Management, Spezialisten, externe Part­ner; für jeden Teilnehmer vorhandenes Fachwissen als Basis für allge­mein bekannte bzw. erklärungsbedürftige Inhalte auflisten
  • Wer spricht?
    Referenten nach Kompetenzen auswählen und frühzeitig über ihr Thema, allgemeine Ziele und Zielgruppen informieren; evtl. Moderator einplanen
  • Wo findet die Konferenz statt?
    Wahl der Räumlichkeit, benötigte Technik und Präsentationsmöglichkei­ten, Getränke etc.; bei größeren Veranstaltungen oder anschließender Feier evtl. Partyservice beauftragen
  • Veröffentlichung von Informationen?
    Klärung, ob die Inhalte geheim, intern oder öffentlich sein sollen. Falls gewünscht, müssen entsprechende Presseinformationen zu den erwarte­ten Ergebnissen im Voraus erarbeitet, schnellstmöglich während oder nach der Konferenz angepasst und schließlich als Pressetext oder Mitar­beiterinfo publiziert werden.

Je nach Bedeutung der Konferenz und in Abhängigkeit der anwesenden Perso­nen und derer Stellung sollten die Vorbereitungen entsprechend umfangreich er­folgen. Wenn man z.B. jemanden zu einer bestimmten Aufgabe motivieren möchte, sollte man sich schon im Vorfeld darüber Gedanken machen, was des­sen Motivation dazu sein könnte und wie man diese Motivation fördern kann. Mit anderen Worten: um ein gemeinsames Ziel zu erreichen ist es mitunter erfor­derlich, persönliche Ziele der Gesprächspartner zusätzlich zu fördern.

Wenn ein Unternehmen nicht über die notwendigen Erfahrungen oder Ressour­cen zur Vorbereitung einer erfolgreichen Konferenz verfügt, so ist es empfeh­lenswert, einen darauf spezialisierten Dienstleister zu beauftragen. Auf den Webseiten solcher Dienstleister für diverse Managementangelegenheiten finden sich oft auch grundlegende Informationen zu dem, was sie für die Planung und Durchführung von Konferenzen für notwendig erachten.

So finden sich z.B. beim ISS Institut für Systementwicklung und Systemsteue­rung [2] recht umfangreiche Informationen zu dem, was als Dienstleistung ge­boten wird. Dabei werden in etwas anderer, aber ähnlicher, Herangehenswei­se die oben genannten Punkte kurz und knapp wie folgt gegliedert:

  • Zielsetzung
  • Zielgruppe
  • Vorgehen, Strategie
  • Methoden, Techniken, Hilfsmittel
  • Ressourcen
  • Ort, Raum
  • Beteiligte Akteure
  • PR und Marketing

Die Mandat Managementberatung [3] definiert als Ausgangssituation für Füh­rungskonferenzen Folgendes:
Die Unternehmensführung möchte mit ihren Führungskräften eines oder mehre­re Unternehmensentwicklungs-relevante Themen, meist innerhalb einer mehrtä­gigen Veranstaltung, vermitteln, vertiefen oder erarbeiten. Diese Veranstaltung findet im Rahmen von 20 bis 200 Mitarbeitern statt. Führungskonferenzen kön­nen entweder routinemäßig stattfinden oder anlässlich eines spezifischen The­mas einberufen werden.

Diese Beschreibung spiegelt vermutlich das wider, was vorrangig an externe Dienstleister ausgelagert wird, nämlich die größeren Veranstaltungen. Gerade auf diese Beschreibung bezogen passen auch die in der Einleitung erwähnten Begriffe (Fürhungs-)Tagung und Kongress.

2.1 FüKos mit externen Geschäftspartnern

Im Ansatz entspricht die Vorgehensweise zur Planung von Gesprächen mit ex­ternen Unternehmensvertretern der allgemeinen Vorbereitung, jedoch sollte ge­rade bei neuen Partnern/Kunden oder besonders anspruchsvollen Gesprächs­partnern deutlich erhöhter Wert auf eine ordentliche Vorbereitung gelegt wer­den. Hierzu gehören folgende Punkte:

  • Ermittlung von Herkunft und Umfeld der Gesprächspartner, eventuelle Vorlieben (z.B. Vegetarier)
  • Auswahl der Räumlichkeiten dem Anlass entsprechend; Gäste/Gesprächs­partner aus anderen Regionen über Anreisemöglichkeiten und Unterkünf­te informieren
  • Beachtung der Ziele des Partnerunternehmens sowie der persönlichen In­teressen und Ziele der Verhandlungspartner. Falls Informationen be­schaffbar sind, kann dies z.B. Warmup-Gespräche erleichtern oder die Motivation des Gesprächspartners für Vertragsabschlüsse steigern – eine typische Vorgehensweise im Vertrieb hochpreisiger Produkte.
  • Lösungsvorschläge auch aus wirtschaftlicher Sicht umfangreich vorberei­ten und durch die Redner berücksichtigen lassen; z.B.: Vergleiche zwi­schen eigenem Produkt und Konkurrenz, Kosten-Nutzen-Effekt hervorhe­ben; nötiges Personal und Zeit für Entwicklung und/oder Implementie­rung

Zur Beschaffung von Informationen über die Gesprächspartner werden je nach Höhe der geplanten Umsätze/Gewinne alle möglichen Informationsquellen ge­nutzt. Neben der Internetrecherche kann es durchaus auch vorkommen, dass Privatdetektive beauftragt werden, um sonst nicht zugängliche Details aus dem Umfeld und dem Privatleben der Gesprächspartner in Erfahrung zu bringen. Auch das ursprünglich aus dem Bereich der IT-Sicherheit stammende social engineering wird zur Informationsbeschaffung eingesetzt. Teils spricht da auch nichts dagegen, z.B. wenn man schlicht die Sekretärin des potentiellen Geschäftspartners nach dessen Lieblingsspeisen befragt. Es werden jedoch gerade bei Großprojekten und Firmen, die ohnehin bedenkenlos rechtliche Grenzen überschreiten, auch weitaus tiefer gehende Details beschafft. Das kann über die Kreditwürdigkeit, illegale Geschäfte des potentiellen Partners bis hin zu sexuellen Vorlieben desjenigen führen.

Gerade auf den dritten Punkt der obigen Aufzählung bezogen lassen sich im Zu­sammenhang mit Rechtsübertretungen zahlreiche Parallelen in der Verbindung aus Politik und Wirtschaft aufzählen. Regelmäßig tauchen diesbezüglich neue Skandale in den Medien auf. Zwar sind Bestechungen, „Freundschaftsdienste“ und andere „Mauscheleien“ gesetzlich verboten und aufgedeckte Zuwiderhand­lungen werden oftmals mit hohen Geldstrafen geahndet. Dennoch lohnt es sich für die beteiligten Unternehmen und Personen meist sogar bei Aufdeckung der Bestechung, sich über vorhandene gesetzliche Regelungen hinwegzusetzen und die Motivation von Entscheidungsträgern vor allem finanziell zu beeinflussen. Derartige Verhaltensweisen finden sich keineswegs nur in der Spitzenpolitik und bei Großkonzernen, auch lokale Politiker missbrauchen nicht selten ihre Möglich­keiten, um bestimmten Unternehmen Aufträge zuzuschanzen. Auch Unterneh­men und Behörden, die für den Einkauf von Produkten oder Dienstleistungen ab bestimmten Werten (meist 500 €) Ausschreibungen durchführen, haben damit zu kämpfen, dass es immer wieder zu unlauteren Absprachen zwischen eigenen Mitarbeitern und externen Unternehmen kommt. Derartige Absprachen erfolgen zwar nicht in großen Führungskonferenzen, aber auch im kleinen Rahmen von nur zwei oder drei verantwortlichen Personen wird dieser Begriff teils genutzt.

Nichtsdestotrotz ist es wichtig, möglichst genau über seine potentiellen Ge­schäftspartner Bescheid zu wissen und das auch dann, wenn man die gesetzli­chen Rahmen nicht überschreiten möchte.

3 FüKo als Managementoptimierung

Bei der Hochschule Pforzheim wurde ein Vortrag [4] via Google gefunden, der dem Begriff der Führungskonferenzen eine inhaltlich völlig andere Bedeutung zukommen lässt. Der Vortrag orientiert sich am Management des Energiekon­zerns EnBW Energie Baden-Württemberg AG. Auf die Frage „Was ist eine Füh­rungskonferenz?“ werden folgende Eckpunkte angegeben:

  • internes Beurteilungssystem
  • zentraler Baustein der Führungskräfteentwicklung
  • Betrachtet werden Stärken, Schwächen, Kompetenzen, Leistung, Poten­tiale und Entwicklungsmöglichkeiten.
  • In der Führungskräftekonferenz wird einmal im Jahr über alle Führungs­kräfte des Konzerns gesprochen.

Als Teilnehmer und zugleich zu bewertende Personen werden dort alle Leiter-1 (Abteilungsleiter) der Hierarchie zu der Führungskonferenz geladen. Weiterhin sind der Holding-Vorstand, alle Geschäftsführer bzw. Vorstände der Teilberei­che, die Personalleiter und der obere Führungskreis (OFK) eingeladen. Bei der Konferenz werden die Eigenschaften aller L1-Führungskräfte in einer moderier­ten Diskussion nach den vorgegebenen Punkten genannt, ausdiskutiert und in einer kategorisierten Kompetenz-Tabelle um einige Kommentare ergänzt zu­sammengefasst. Als Kompetenzen werden dort die folgenden Bereiche unter­schieden und mit Zahlen von 1-5 bewertet:

  • Mitarbeiterführung
  • Unternehmerisches Denken und Handeln
  • Kommunikation und Beziehungsmanagement
  • Veränderungsmanagement
  • Fachkompetenz und Wissensmanagement
  • Persönlichkeit, Einstellungen, Verhalten

Zusätzlich gibt es einen Entwicklungsbogen, der neben Stärken/Schwächen, langfristigen Entwicklungsperspektiven und fachbereichsbezogenen Einsatzmög­lichkeiten auch Punkte zur Weiterentwicklung und Förderung vorschlägt.
Abschließend wird durch eine Auswertung der Unterlagen das Führungspotential ermittelt, woraus sich perspektivische Aufstiegsmöglichkeiten ergeben.

Eine Reaktion zu “Organisation und Durchführung von Führungskonferenzen”

  1. admin

    Anhang Quellen
    [1] wikipedia.de externerLink
    [2] copilo.de externerLink
    [3] mandat.de externerLink
    [4] hs-pforzheim.de externerLink

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